Auf die Stolpersteine muss geachtet werden!

In Deutschland ist es mit den Gesetzen nicht immer so einfach. Gerade Unternehmer haben es schwer, sich mit allen Regeln vertraut zu machen und diese überhaupt zu kennen. So löschen gerade Kleinunternehmer fast alle Mails, die eingegangen sind, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Aber darf man das überhaupt? Immer mehr Kleinunternehmer sind irritiert, wenn sie davon hören, dass Mails nicht einfach gelöscht, sondern archiviert werden müssen. Das Thema ist sehr umfangreich und oft wird Hilfe beim Anwalt gesucht. Was sicherlich nicht so verkehrt ist.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass Unternehmen den geschäftlichen Schriftverkehr archivieren sollten. Es besteht aber keine Pflicht in dem Sinne. Vor allem müssen auch nicht alle ein- und ausgehenden Mails archiviert werden. Welche aber sind es nun, die man auf jeden Fall so sichern sollte? Das irritiert natürlich gerade Kleinunternehmer, die noch nie davon gehört haben. Grundsätzlich regelt die GoBD die Grundsätze für die Mail-Archivierung. So müssen die  Mails vollständig sein, sie müssen vor Manipulation geschützt werden und zu jeder Zeit verfügbar sein. Und die Mails müssen zur maschinellen Lesbarkeit zur Verfügung stehen.

Archiviert werden müssen Mails, die einem Handelsbrief entsprechen. Wer sich daran hält, macht nichts verkehrt. Somit müssen alle Mails archiviert werden, die der Geschäftskorrespondenz entsprechen und auch die, die einen steuerrechtlichen Bezug der Archivierungspflicht unterliegen. Dazu gehören unter anderem Rechnungen, Reklamationen, Auftragsbestätigungen, Verträge und mehr. Es muss auch immer das Original abgespeichert werden! Dies sollte man sich auf jeden Fall merken.

Autor: Kerstin Münchehofe, Redaktion Domainalliance